Trabajas desde España y te escribe una empresa de Alemania, de Irlanda o de Países Bajos. El trabajo es el mismo de siempre; la factura, no. Y si la haces como la de un cliente español, el problema no aparece ese mes: aparece cuando Hacienda cruza los datos.
Esto es una explicación general del mecanismo, no asesoramiento fiscal. Cada situación tiene matices —el tipo de servicio, si el cliente es empresa o particular, tu régimen— y lo barato aquí es preguntarle a tu asesor antes de emitir, no después.
La idea de fondo, sin jerga
En los servicios prestados a empresas de otro país de la UE, el IVA se entiende producido donde está el cliente, no donde estás tú. Como tú no puedes ingresar el IVA alemán en España, la solución del sistema es darle la vuelta: tú facturas sin IVA y es el cliente quien se lo autoliquida en su país. Eso es la inversión del sujeto pasivo.
De ahí sale todo lo demás. Para poder hacerlo hay que demostrar dos cosas: que el cliente es de verdad una empresa, y que los dos estáis dados de alta en el registro europeo que sirve para comprobarlo.
Lo que hay que tener hecho antes de facturar
- Date de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) presentando el modelo 036. Marca la casilla correspondiente y espera: no es inmediato.
- Comprueba que tu NIF-IVA aparece en VIES, el registro europeo. Estar en el ROI y no salir en VIES pasa, y hasta que no salgas no puedes facturar sin IVA.
- Pídele al cliente su número de IVA intracomunitario y compruébalo tú en VIES. No te fíes del que venga en su firma de correo.
- Guarda el justificante de esa consulta con fecha. Es tu prueba de que en el momento de facturar el número era válido.
- Solo entonces, emite la factura sin IVA.
El orden importa y mucho. Si facturas sin IVA antes de estar en VIES, o a un cliente cuyo número no era válido ese día, Hacienda puede considerar que la operación llevaba IVA español. Ese IVA te lo reclaman a ti, con recargo, y ya no se lo puedes cobrar al cliente.
Qué lleva la factura
| Dato | Qué se pone |
|---|---|
| Tu NIF-IVA | Con el prefijo ES delante |
| NIF-IVA del cliente | Con su prefijo de país, verificado en VIES |
| Base imponible | El importe del servicio |
| Tipo de IVA | No se aplica: la factura va sin IVA |
| Mención obligatoria | «Inversión del sujeto pasivo» o su equivalente en el idioma de la factura |
| Retención de IRPF | No se practica a clientes de fuera de España |
La mención de la inversión del sujeto pasivo no es un adorno ni un formalismo que se pueda omitir: es lo que explica por qué esa factura no lleva IVA. Sin ella, la factura está incompleta.
Los modelos que hay que presentar después
- Modelo 349: la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias. Se presenta con la periodicidad que te corresponda y ahí declaras a quién le has facturado y cuánto.
- Modelo 303: el IVA trimestral de siempre. Estas operaciones tienen su casilla propia, no van con las ventas normales.
- Modelo 390: el resumen anual, si tu situación te obliga a presentarlo.
- Y la renta o el impuesto de sociedades, según seas autónomo o sociedad: el ingreso tributa igual que cualquier otro.
El 349 es el que más se olvida, porque es el único que existe solo por esto. La empresa alemana declara en su país que te ha comprado; si tú no declaras que le has vendido, los datos no cuadran y salta el aviso.
Los tres casos que no son este
| Cliente | Qué cambia |
|---|---|
| Particular de la UE | No hay inversión del sujeto pasivo. Se factura con IVA español |
| Empresa de la UE sin VIES válido | Se trata como particular: con IVA español |
| Cliente de fuera de la UE | Operación no sujeta. Sin IVA y sin 349, pero con sus propias reglas |
El segundo caso es el que más disgustos da. Una empresa puede ser perfectamente real, tener su registro mercantil y su número de IVA nacional, y aun así no estar en VIES porque nunca pidió el alta intracomunitaria. Para esto, esa empresa cuenta como un particular.
Errores que salen caros
- Facturar sin IVA sin estar tú en VIES. El más común de todos en el primer cliente extranjero.
- Comprobar el VIES del cliente una vez y no volver a mirarlo nunca. Las altas se dan de baja.
- Olvidar la mención de la inversión del sujeto pasivo.
- No presentar el 349 porque «solo fue una factura».
- Aplicar retención de IRPF por costumbre. A un cliente extranjero no se le retiene.
- Meter estas facturas en la casilla de ventas normales del 303.
Un apunte práctico si vendes servicios web
Vender diseño web, SEO o mantenimiento a empresas de otros países de la UE es de las cosas más sencillas de exportar: no hay aduana, no hay transporte y el trabajo se entrega igual que a un cliente de al lado. El único trámite de verdad es el que acabas de leer, y se hace una vez.
Merece la pena tenerlo resuelto antes de que llegue el primer cliente de fuera, no cuando ya te está esperando la factura. El alta en el ROI puede tardar, y no es plato de gusto pedirle a un cliente nuevo que espere semanas por un papel tuyo.